Vida de síndico: 10 passos para prestar contas e viver em paz no condomínio

Condôminos podem reprovar contas; síndico deve justificar ou regularizar pontos de conflito, em caso de fraude, pode responder na Justiça por apropriação indébita

Por Rodrigo Valadão, contador, perito contador e sócio do escritório Dinastia Contábil, contabilidade em Goiânia, Goiás

Prestar contas é uma das atividades primordiais do síndico. O despreparo afeta diretamente a credibilidade do profissional e gera desconfiança nos condôminos. Além de obrigatória, a prestação de contas deve ser regular e correta. Investimentos e despesas são informações bases de gestão quando se trata de movimentações financeiras.

Ser síndico é assumir um trabalho hercúleo. Mas, acredite, é possível ter paz e manter as contas do condomínio em dia. A Dinastia Contábil, escritório de Contabilidade localizado no Parque Amazônia, em Goiânia, listou 10 passos de como tornar isso possível na prática. O escritório oferece controle de documentação e assessoria contábil para síndicos. Fale conosco.

1 – Organizar documentação
O primeiro passo é levantar os documentos necessários para criar relatórios que serão apresentados. É preciso que organizar documentos que justifiquem saldo financeiro da conta do condomínio; despesas e receitas ao longo do ano; situações das inadimplências ou qualquer outra pendência; e seguros e certificados obrigatórios.
A partir dessas documentações, o passo a seguir é criar os relatórios que compõem a prestação de contas. Deve incluir relatório de orçamento, receitas, despesas, balancetes e inadimplência. Também é necessário identificar possíveis ocorrências de obras e intervenções programadas, processos judiciais, multas ou autuações por parte da prefeitura ou órgãos fiscalizadores.

2 – Dividir balanço contábil por setores
O balanço contábil separado por tópicos ou setores torna o processo mais fácil de entender e de conferir. Serve para identificar despesas e recebimentos do condomínio. Nesta etapa, estipule, por exemplo, os custos para pagar os funcionários, os valores fixos como de água e luz e as despesas variáveis, como mudanças na fachada ou obras de emergência.
Dentro de cada categoria identifique qual foi a origem do custo. Demonstre, ainda, os valores referentes à inadimplência. Deixe explícito o quanto o atraso impactou a necessidade de gerar taxas extras.

3 – Detalhar movimentações
Não basta criar um balancete com a divisão das etapas e não esclarecer como foram feitas as destinações do orçamento. Dizer apenas o valor da conta de luz do ano inteiro, por exemplo, pode trazer dúvidas e questionamentos.
Para que isso não aconteça, detalhe todas as movimentações. É interessante apresentar a versão condensada, mas a completa tem que estar disponível para a consulta. Esclareça, minuciosamente, os gastos e ganhos para que todo mundo se sinta seguro quanto à prestação de contas do condomínio.
Fixos: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, e outros itens que têm sempre valores muito próximos mensalmente;
Variáveis: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal;
Extras: obras ou consertos extraordinários.

4 – Consultar conselho fiscal
O conselho fiscal tem o papel de auxiliar o síndico e a administradora nessa prestação de contas. Ele deve cobrar que sejam feitos os balancetes, analisar toda a documentação e solicitar sempre a transparência de todos os serviços prestados para o condomínio.
A prestação de contas da administradora é uma atividade que deve ser feita com transparência e profissionalismo para transmitir confiança para os condôminos. Isso para manter a credibilidade da empresa e cumprir com a legislação. O conselho de ser consultado, de preferência mensalmente, pois é quem tem condições de transmitir a confiança para os condôminos de que tudo está em ordem de forma imparcial.

5 – Comparar orçamento previsto
Durante a apresentação da prestação de contas é recomendado comparar o planejado e o realizado. No começo de cada ano é comum elaborar um planejamento orçamentário, com os possíveis custos e destinos. Ao longo dos meses, entretanto, é normal que surjam imprevistos e valores que não foram contemplados inicialmente.
Ao fazer a prestação, portanto, é fundamental comparar o que foi gasto com o que era previsto. Se ocorrerem desvios é importante justificar os motivos e esclarecer os pontos de dúvidas para os participantes. Assim, tudo fica alinhado. Fazer a prestação de contas do condomínio é uma obrigação do síndico e ainda garante um bom relacionamento.

6 – Contar com a tecnologia
Como dito, a prestação de contas é uma obrigação e para isso existem ferramentas tecnológicas que facilitam esse processo. É importante buscar por funcionalidades que otimizem operações e façam com que a gestão seja eficiente e transparente. Sistemas condominiais de gestão financeira, por exemplo, disponibilizam todas as informações digitalmente para facilitar o acesso aos dados e a organização de despesas passadas.
O uso de uma plataforma de gestão online é capaz de facilitar totalmente o gerenciamento de um condomínio, faz com que os processos sejam otimizados e permite que controle inadimplentes, estruture contas a pagar e a receber, além de ter acesso a todos os que entram e saem do condomínio.
Utilizar a tecnologia aperfeiçoa agiliza toda a rotina de um condomínio. Contar com uma solução de gestão significa menos gastos e pouca perda de tempo no decorrer de uma administração. Outro exemplo é que uma das principais fraudes que ocorrem em negociações entre fornecedores ou prestadores de serviços e condomínios é a não emissão de nota fiscal.
Por conta disso, é fundamental que a administradora predial com o apoio do conselho fiscal, exija e fiscalize a emissão dessas notas para o controle eficiente das finanças do condomínio.

7 – Se atentar com periodicidade
De acordo com Código Civil, o síndico profissional é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente. E essa informação deve constar na convenção de condomínio. É importante deixar claro, ainda, que a prestação de contas deve ocorrer sempre que for solicitada por algum condômino.
Apesar desse detalhe na lei, existem profissionais do meio jurídico que defendem que um condômino sozinho não possui legitimidade para propor uma ação de prestação de contas. De acordo com esses especialistas, o síndico deve prestar contas perante a assembleia como um todo. O ideal é que essa prestação aconteça nas reuniões de condomínio, durante a Assembleia Geral Ordinária e que aconteça no início de todo ano.
Contudo, cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção de condomínio. Se o síndico não convocar uma assembleia para apresentar a prestação de contas, os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de ¼ de condôminos.

8 – Apresentar
Um dos pontos decisivos é a apresentação de contas. Os moradores precisam receber um parecer detalhado do documento, mas o síndico deve facilitar o entendimento dos interlocutores. Para isso, o ideal é criar uma apresentação objetiva, destacar os principais pontos, além de utilizar recursos visuais.
Isso evitará confusões ou discussões desnecessárias, além de tornar a reunião bem menos cansativa. Uma boa dica é distribuir em uma folha os tópicos principais que serão abordados, para facilitar a apresentação. A melhor forma para se sair bem é utilizar palavras simples e exemplificar as ações. Também é importante abrir espaço para perguntas e sugestões, respondendo a todos os questionamentos de forma clara e objetiva.
Se for citado o período anterior à sua gestão, não perca tempo discorrendo sobre o assunto: lembre-se de que o foco é a prestação de contas do período em que você esteve responsável. É importante ter em mãos os documentos originais, caso for solicitado para conferência. Outro ponto é tratar os problemas de inadimplência de forma coletiva, sem citar nomes.

9 – Aguardar aprovação
O último passo é aguardar pela aprovação das contas. É possível que haja pontos de discordância, mas que podem ser solucionados na própria assembleia, basta esclarecer as dúvidas de forma detalhada.
Caso seja preciso, é permitido aprovar a prestação de contas parcialmente, ficando sob responsabilidade do síndico refazer os pontos que ficaram pendentes. Caso isso aconteça, é importante buscar auxílio do conselho fiscal para solucionar essa questão o mais rápido possível e também para garantir que a nova prestação de contas seja aprovada.

10 – E se reprovar?
Os condôminos podem reprovar as contas do condomínio. Nesses casos, o síndico deve justificar ou regularizar os pontos de conflito. Em geral, o prazo para fazê-lo consta na convenção de condomínio, mas é comum que não ultrapasse 60 dias.
Após esse tempo, a assembleia se reúne novamente para aprovar as contas ou não. Diante da reprovação, o Conselho Fiscal, os condôminos ou o próprio síndico pode contratar uma auditoria. Se a auditoria for favorável ao síndico, mas a assembleia não aprova as contas, o gestor pode buscar tal aprovação na justiça.
Se a auditoria confirmar irregularidades, o síndico tem uma oportunidade de resposta. Em alguns casos, deve ressarcir os valores. Em caso de fraude nas contas, os condôminos podem recorrer à Justiça alegando apropriação indébita.